J’en vois beaucoup, et encore aujourd’hui, qui cherchent désespérément la meilleur arborescence possible pour ranger tous les documents du département. Ça part d’un bon sentiment, faire en sorte que les fichiers soient positionnés au bon endroit dans l’arborescence complexe de façon à ce que tout le monde puisse tout retrouver rapidement et facilement.
Certe l’effort est louable, mais encore faut-il que cette arborescence soit comprise par tout le monde. Et qu’elle de soit pas modifiée régulièrement lorsqu’il arrive des documents qui ne tiennent pas de places convenables dans l’arborescence actuelle, signe flagrant qu’elle n’est pas adaptée…
La modification de l’arborescence n’est pas un problème en soi si c’est pour rester au plus près des besoins, mais les humains ont la fâcheuse tendance à mémoriser l’emplacement (le chemin) plutôt que la logique d’accès. D’autant plus que chacun a sa propre logique pour le rangement des documents en fonction de ses besoins.
Bref, au final, au lieu d’être une aide, beaucoup s’y perdent…
Mais au fait, pourquoi en est-on arrivé là ?
Faisons un retour dans le passé.
Du temps où chaque ordinateur occupait la place d’une maison, on utilisait des fiches perforées pour entrer des informations dans la bête. Et le tout ressortait sur des imprimantes après traitement. Ces mêmes fiches perforées étaient stockées par sujets dans des boites, elles-mêmes stockées dans des armoires en fonction des domaines…
L’imprimante a été remplacée fonctionnellement par l’écran. La fiche perforée a été remplacée par le fichier, et la boite à fiches par le répertoire de fichiers!
Là où le système de boites à fiches ne permettait guère d’avoir une arborescence de plus de 3 ou 4 niveaux, le répertoire de fichiers est beaucoup plus souple.
Mais ce système de classement est rudimentaire. Il permet le classement d’un fichier sur une seule information avec de plus en plus de précision au fur et à mesure que l’on descend dans l’arborescence. Il est très adapté au rangement de données parfaitement bornées, univoques. Comment se comporte-t-il avec des données qui peuvent légitimement dépendre de plusieurs branches de l’arborescence?
Et patatra! Ça devient le bordel…
Il existe pourtant d’autres solutions à ce problème. Solutions qui démarrent autour d’une base de données, des méta-données, des indexes…
En fait, la bonne question est : pourquoi en est-on encore là ?